Endlich ist es soweit, Technologie ist nicht mehr die Kür, sondern die Pflicht. Das Smart Office unterstützt die Arbeit des Menschen. Und das ist gut so.

Wörtlich genommen bedeutet der Begriff Smart Office, dass technische Verfahren und Systeme in einem Büro miteinander verbunden werden und die Basis für Arbeiten darstellen. Aber ist es nicht noch mehr? 

 

Smart Office ist Zeitgeist

Für mich ist Smart Office vor allem Zeitgeist. Wir haben im Rahmen der COVID Pandemie gelernt die Digitalisierung nach vorne zu bringen, sprich viele digitale Tools zu nutzen. Bei manchen dieser Tools fällt es uns leicht damit umzugehen, bei anderen fällt es uns etwas schwerer. Warum sollten wir also nun zurück in unsere Bürogebäude ziehen, wenn sich dort technisch nichts verändert hat? Wie können veränderte Menschen in gleiche Strukturen zurückkehren? Außerdem haben wir das Büro zuhause „aufgerüstet“. Warum sollten wir also zurückkommen, wenn der (technische) Standard dort nicht mindestens genau so hoch oder vielleicht sogar höher ist, als der in unserem Home-Office. 

Die Infrastruktur, die wir in Büros heute benötigen, muss besonders eins können: flexibel sein. Flexibilität ist in Zusammenhang mit Büroumfeldern seit mindestens zwölf Monaten das meist genutzte Schlagwort und hat vielleicht sogar „agil“ überholt. Was bedeutet das für das Office? Die Infrastruktur dort muss in jeder Hinsicht veränderbar sein und sich vor allem den Bedürfnissen des Menschen unterordnen. Hierzu zählen alle technologischen Voraussetzungen aber auch alle Tools, sprich Möbel, sowie alle Randbedingungen. Hierzu gehören auch Akustik, Düfte, Pflanzen, Farben und viele mehr. Alle Sinne werden heute in modernen Offices angesprochen. Alles, was wir dort wahrnehmen, sollte dem Arbeiten des Menschen zuträglich sein. Mitarbeitende sollten sich wohlfühlen, damit sie ihre beste Leistung erbringen können und erfüllt arbeiten.

 

MultiSpace, MultiPlace und MultiTime

Was bedeutet das konkret? Wir sprechen seit langen von MultiSpace. MultiSpace bringt mit sich, dass man überall innerhalb einer Bürofläche arbeiten kann. Dass man vielleicht ein Laptop hat oder zumindest Dock in-Stations, die ermöglichen, sich an allen Orten perfekt um die anstehende Arbeit zu kümmern. Sei es am Schreibtisch oder im Konferenzraum oder auf der Couch im Loungebereich.

Zusätzlich kommt das Thema MultiPlace ins Spiel. Hier sollte es möglich sein, Equipment an allen möglichen verschiedenen Orten zu nutzen. Von der technische Seite betrachtet, wäre Arbeiten im Home-Office, im Coworking oder im so genannten Hub dabei nahtlos möglich. Leider ist das in vielen Firmen trotzdem noch Zukunftsmusik.

Gerne würde ich an dieser Stelle noch um das Themenfeld MultiTime erweitern. Es sollte für uns alle möglich sein, zu den Zeiten zu arbeiten, an welchen es für uns am besten passt. Dies spiegelt auch die neue Normalität wider und ermöglicht uns effizienter zu arbeiten. Gleichzeitig unser Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben besser aus zu balancieren.

Kann also Smart Office überhaupt noch Mehrwert schaffen oder ist es nicht einfach eine Basis, die überall vorhanden sein muss? Klingt es überheblich, wenn ich sage, dass Technologie genauso wichtig ist, wie die Verpflegung oder das Licht oder die frische Luft im Büro? Ich glaube nein. Im Rahmen der Technologie und Digitalisierung möchte man darüber eigentlich nicht mehr diskutieren. Eigentlich garnicht mehr darüber nachdenken müssen.

 

Smart Office genauer unter die Lupe genommen

Was gehört denn alles zum Smart Office? Für mich ist das Wichtigste, dass ich mich frei bewegen kann, egal wo. Und dabei von Technologie unterstützt werde, die nahtlos und ohne Anstrengung funktioniert. Ich möchte mich nicht immer neu irgendwo einwählen. Software suchen ist Zeitverschwendung. Ich möchte nicht Kabel suchen, anstecken oder verstecken. Plug & Play scheint ein Revival zu erleben. Oder wurde es einfach bisher noch nie wirklich erreicht?

Es gibt Bereiche, bei welchen ich eine gewisse Flexibilität der Technologie auch innerhalb von Tools, sprich Möbeln unumgänglich finde. Eines meiner Lieblingsprodukte, die Dancingwall, schafft genau das. Mit ihr kann ich sehr flexibel einfach meinen Bildschirm mitnehmen, habe zusätzlich noch Panels, auf die ich pinnen oder kleben oder schreiben kann. Das ist mir wichtig. Methodenvielfalt hilf dabei Innovationskraft zu steigern.

Sprechen wir über Smart Office, sprechen wir ganz oft über papierloses Arbeiten. Das muss nicht immer so sein. Ich finde zu jedem Trend gibt es immer ein Gegentrend. Ab und zu benutze ich auch noch gerne Papier. Ganz klar ist, dass wir immer mehr digitale Tools nutzen und vielleicht als i-Tüpfelchen oder besonderen Mehrwert ein „wirkliches Brainstorming“ machen oder „wirklich auf Papier“ schreiben oder „wirklich mit den Kollegen gemeinsam Dinge“ tun. Alles ist möglich. Hybrid ist hipp und auch durchaus nötig.

 

Weniger ist mehr – auch im Office

Für mich ist Smart Office aber auch Verzicht auf verschiedene Dinge: Dazu gehört es, keine E-Mails mehr zu schreiben. Vor allem spreche ich von E-Mails mit zehn Leuten in CC, um sich abzusichern. Klare Manifestation von Hierarchien, findest Du nicht? Für mich sind Messenger wie slack oder andere Produkte extrem hilfreich und wichtig. Hier kann der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin sehr schnell agieren, hat alle Informationen, die sie oder er benötigt zu einem Vorgang an der Hand und kann viel schneller und effizienter arbeiten.

Ein wunderschönes Thema ist für mich auch die Sensorik. Hier ist es heute möglich wirkliche Individualisierung vorzunehmen. Unsere Gesellschaft entwickelt sich nun schon lange in diese Richtung und wir haben die Chance mit Hilfe der Sensorik auf den einzelnen Mitarbeiter einzugehen. 

Wie könnte ich ein Mitarbeiter mehr in den Mittelpunkt stellen, als seine Arbeitsumgebung für ihn zu individualisieren oder zu optimieren? So kann ich heute mit Sensoren die Luftqualität messen, die Temperatur, den Lärmpegel und kann den Mitarbeiter sogar zu seinem Sitzplatz führen. Die Säuberung des Sitzplatzes mit Hilfe standortspezifischer Informationen  helfen einfach die Raum- und Energieeffizienz zu erhöhen. Mit passenden Findern sind die Kollegen jederzeit zu orten, sprich ich kann mich mit ihnen zusammensetzen, wann immer dies nötig ist oder ich Spaß daran habe.

 

Smart ist immer eine gute Basis

Letztendlich ist das Smart Office auch eine wichtige Basis für alle modernen Shared Desk-Konzepte. Wie sollten diese auch anders funktionieren, wenn nicht über ein System aus Sensorik und App. 

Viele Menschen haben noch Ressentiments bezüglich einer Buchbarkeit aber daran wird jeder sich schnell gewöhnen. Viele Vorteile stehen für mich an dieser Stelle im Vordergrund. Die Kantinen können wieder wissen, wie viele Leute beim Arbeiten sind und essen wollen. Die Cleaning Dienste haben die Chance wirklich gezielt virale und bakterielle Herde zu bekämpfen. Und letztendlich habe der Mitarbeitende die Sicherheit auch den Platz zu finden, den er für meine Tätigkeit an diesem Tag benötige. MultiSpace at it’s best.

Smart Office hat viele Facetten und ich finde es wichtig, diese auch SMART zu nutzen. Das New Normal wird auf jeden Fall eines: SMART. Stellen wir uns also darauf ein und nutzen die tollen Gelegenheiten uns dabei weiter zu entwickeln.

Viel Spaß dabei. Und immer schön das halbvolle Glas sehen!

#SmartOffice #DigitaleTransformation #MutiTime #Technologie

Eine gute Zeit für Dich und liebe Grüße

Deine Susanne

 

FreiRaum, mein Buch: www.diary.digital/freiraum

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Der Zertifikatskurs, damit Du Experte zu neuen Arbeitsräumen wirst: https://insight.susannebusshart.de/FreiRaum

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